#SAFECONVENTA Kako bomo v praksi zagotovili varno izvedbo dogodka?

conventa-experience-trade-show-event-hybrid

Pri pripravi izvedbenega načrta Convente izhajamo iz zaključkov testnih projektov, ki jih je na Nizozemskem izvedel Fieldlab v sodelovanju s TU Delft. Varno izbvedbo so testirali februarja 2021 na kongresu Back to Live. Njihova priporočila smo uporabili kot sestavni del desetih točk za zagotavljanje varnosti na Conventi. Predvidevamo, da bo Slovenija v avgustu v rumeni fazi. Če bodo razmere drugačne, bomo načrt zagotavljanja varnosti prilagodili. 

Osnovno pravilo, ki se ga bomo držali na Conventi, je pravilo 1,5 metra razdalje med udeleženci. Ta preprost ukrep sodi med najbolj učinkovite in ga lahko sprejmemo kot novi standard organizacije kateregakoli dogodka

Naši ukrepi pa so še: 

1. Varnostna dopolnitev registracijskega procesa

Poleg osnovne registracije bodo vsi udeleženci nekaj dni pred prihodom izpolnili še obrazec, ki bo namenjen izključno zagotavljanju varnosti in zdravja. Ob prihodu v hotel ali na prizorišče se bodo morali izkazati tudi z evropskim cepilnim potnim listom. Na ta način bomo preprečili, da bi se Convente udeležili rizični posamezniki. Omogočili pa bomo tudi spremljanje udeležencev v skladu z navodil NIJZ. Vsi podatki bodo vključeni v app, ki ga bomo uporabljali na dogodku. S pomočjo pridobljenih podatkov bomo zagotovili hitro brezstično registracijo. 

2. Hitro antigensko testiranje na licu mesta 

Udeležence, ki ne bodo imeli potrdila o cepljenju ali prebolelosti oz. evropskega cepilnega potnega lista, bomo ob prihodu testirali s hitrimi antigenskimi testi. To bo izvedlo profesionalno osebje, ki bo po potrebi in priporočilih NIJZ merilo tudi temperatuto udeležencev.

3. Ranljive skupine in samoizolacija 

Proces varne registracije in hitro antigensko testiranje bo omogočil, da bomo vstop na dogodek preprečili okuženim osebam. V primeru slabega počutja katerega od udeležencev, pa bomo v sodelovanju z medicinskim osebjem zagotovili prostor za samoizolacijo. 

4. Omejitev velikosti skupin 

Pri prevozih udeležencev bomo omejili število potnikov in zagotovili bomo potrebno varnostno razdaljo, določeno s strani NIJZ. Na dogodku bomo s pametno razporeditvijo, sistemom hojnic in servisnih prostorov preprečili grupiranje večjih skupin udeležencev.

5. Logistika dogodka 

Logistika bo posebej prilagojena in izvedena po preprosti logiki, da bodo vsi prostori Convente večji za 50%. To bo omogočilo zagotavljanje varne razdalje 1,5 metra. Po standardu DIN 15906  standardu je bila pred koronokrizo neto površina na udeleženca:

Pred krizoDanes  
Kino postavitev 1,2 m2/udeleženca1,8 m2/udeleženca 
Razred postavitev 1,6 m2/udeleženca2,4 m2/udeleženca 
U postavitev 1,8 m2/udeleženca2,7 m2/udeleženca  

6. Zračenje in uporaba zunanjih prostorov

Posebno pozornost bomo namenili zračenju in zagotavljanju kakovosti zraka. Odločili smo se, da bomo kakovost zraka stalno merili in jo jasno komunicirali z udeleženci. Zahtevali bomo tudi specialne filtre. Če bo vreme dovoljevalo, bomo večino družabnih dogodkov izvajali zunaj. 

7. Catering 

Catering, ki velja za nekakšen zaščitni znak Convente, bomo izvajali brezstično. Vse dogodke, kjer bo to mogoče, bomo skušali organizirati na prostem. To je tudi ena od prednosti organizacije dogodka v mesecu avgustu.

8. Osebna zaščita in higiena 

Zaščitna maska je daleč najbolj učinkovit ukrep proti širjenju okužbe. Zato bomo maske uporabljali v skladu z navodili NIJZ. Razkuževalniki pa so medtem že postali obvezna oprema na vseh dogodkih.

9. Obnašanje udeležencev

Ta del bomo regulirali z zelo jasnimi navodili, ki bodo izpostavljena na vseh točkah, kjer bodo udeleženci z nami v stiku. Izdelana bo tudi infografika z jasnimi navodili za vse skupine udeležencev. Jasno komuniciranje bodo izvajali tudi naši partnerji, ki bodo poskrbeli, da bo informiranje potekalo tudi na študijskih potovanjih in vseh spremljevalnih aktivnostih.

10. SMART organizacija Convente

Conventa je pridobila certifikat Varno in zdravo na dogodke. Organizacijo pa želimo dvigniti še na višji nivo, in izpeljati pilotski projekt kot primer dobre prakse. To vključuje tudi intenzivno usposabljanje vseh deležnikov projekta za varno in zdravo izvedbo projekta. 

Celoten proces zagotavljanja varnosti želimo tudi ustrezno dokumentirati in ga izdati v obliki priporočil. Seveda pa se bomo še naprej prilagajali situaciji in sledili navodilom NIJZ. 

Vidimo se na #SAFECONVENTA med 24. in 27. avgustom 2021.